Planning des techniciens : Excel, Google Agenda ou logiciel, et à partir de quand basculer

La question revient dans toutes les entreprises de dépannage entre deux et dix techniciens : le planning sur Excel « marche », l'agenda Google partagé « suffit », et pourtant le bureau passe ses journées au téléphone. Ce guide dit ce qu'un planning de techniciens doit contenir, où les tableurs et les agendas cassent, à quels signes il faut basculer, et ce que la loi exige de votre planning quel que soit l'outil.

Ce qu'un planning de techniciens doit contenir

Un planning n'est pas une grille de créneaux ; c'est la journée de chaque technicien, avec tout ce qu'il lui faut pour la faire sans appeler. Pour chaque intervention :

• Qui : le technicien — ou les techniciens s'ils sont deux —, avec la compétence et l'habilitation que l'intervention exige.
• Où : l'adresse exacte, l'étage, le digicode, le nom sur la sonnette, le gardien ou le syndic à prévenir.
• Quand : l'heure convenue avec le client, et une durée réaliste tirée des interventions semblables.
• Quoi : la demande, l'historique du client, le devis accepté s'il y en a un, ce qu'il faut encaisser.
• La consigne du bureau : « prendre une photo du compteur », « ne pas facturer, mission d'assisteur », « rappeler le gestionnaire avant de partir ».
• L'état : à faire, en cours, terminée, à replanifier — tenu à jour par le technicien, pas par le bureau.

Si un seul de ces éléments vit ailleurs — l'adresse dans un e-mail, la consigne dans un SMS, le statut dans la tête du technicien —, le planning oblige à appeler. C'est à cette aune qu'il faut juger Excel, Google Agenda et un logiciel.

Excel : ce qui marche, ce qui casse

Un tableur a deux qualités : tout le monde sait s'en servir, et il ne coûte rien. Il a trois défauts, qui grandissent avec l'équipe : il ne relie le rendez-vous à rien, il ne prévient personne, et il ne garde pas trace de ce qui a été fait.

Le point de rupture n'est pas le nombre de techniciens, c'est le nombre de changements par jour. Un planning d'entretiens programmés à la semaine tient longtemps sur Excel ; un planning de dépannage, où une intervention sur trois bouge, ne tient pas.

Si vous restez sur un tableur pour l'instant, partez d'une grille propre : notre modèle Excel de planning des techniciens est gratuit, avec la liste des demandes à planifier et le relevé d'heures de la semaine.

Google Agenda ou Outlook : partagé, mais pas relié

Un agenda partagé règle le premier défaut du tableur : chacun voit le même planning sur son téléphone, et un rendez-vous déplacé l'est pour tout le monde. Il garde les autres. Le rendez-vous n'est relié à rien — ni au client, ni au devis, ni aux photos ; l'adresse et le digicode sont dans la description, quand quelqu'un les y a copiés ; le technicien ne peut pas dire « terminé » autrement qu'en appelant ; et un agenda ne sait pas qu'un technicien est en congé, n'a pas l'habilitation, ou se trouve déjà à quarante minutes de l'adresse.

C'est pourquoi l'agenda partagé reste utile comme vue, et insuffisant comme outil de travail. La bonne question n'est pas « Google Agenda ou logiciel », mais « où vit l'intervention ». Un logiciel d'interventions peut continuer d'alimenter l'agenda Google de chacun ; l'inverse n'est pas vrai.

Les cinq signes qu'il faut basculer

Ce que la loi exige de votre planning, quel que soit l'outil

Le code du travail ne parle ni de tableur ni de logiciel, mais il impose trois choses à votre planning. D'abord l'affichage : « l'employeur affiche les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos » (article L3171-1) ; lorsque les salariés sont « employés à l'extérieur, cet horaire est affiché dans l'établissement auquel ils sont attachés », daté et signé par l'employeur, et « toute modification de l'horaire collectif donne lieu, avant son application, à une rectification affichée » (articles D3171-2 et D3171-3). La programmation individuelle des astreintes est portée à la connaissance de chaque salarié, quinze jours à l'avance sauf circonstances exceptionnelles.

Ensuite le décompte, qui concerne toute équipe de techniciens : « lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l'employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée de travail » de chacun (article L3171-2). La forme est fixée par l'article D3171-8 : « quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies », et « chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié ». « Selon tous moyens » : un cahier suffit en droit ; en pratique, les heures de début et de fin horodatées depuis le téléphone du technicien sont le relevé le plus simple à tenir et le plus difficile à contester.

Enfin la conservation et la preuve : les documents qui permettent de comptabiliser les heures de chaque salarié restent « pendant une durée d'un an » à la disposition de l'inspection du travail (article D3171-16), et « en cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié » (article L3171-4). Un planning Excel écrasé dix fois ne justifie rien. La fiche officielle sur la durée du travail résume ces règles.

Ce qu'un logiciel de planning doit faire, et ce dont vous pouvez vous passer

Ce dont une entreprise de trois à trente techniciens se passe très bien : l'optimisation automatique des tournées, qui suppose des interventions connues à l'avance là où le dépannage vit d'imprévus ; le pointage à la minute, que la loi n'exige pas ; et les tableaux de bord à trente indicateurs, dont six suffisent. Et si vous cherchez d'abord un outil gratuit, notre comparatif logiciel de gestion d'interventions gratuit dit ce qui existe vraiment.